Oficial de Grupos

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES



PUESTO : Oficial de Grupos (Teams Coordinator)



REPORTA A : Gerente Nacional de Programas



ÁREA / PROYECTO: Programas



UBICACIÓN : Lima



OBJETIVO DEL PUESTO:



Fomentar y lograr una interrelación entre los grupos visitantes de Norteamérica, el personal de FH Perú y los miembros de las comunidades en las que trabajamos; ayudándolos a conocer y poner en práctica nuestra visión, misión y valores mientras caminamos con los pobres.



RESPONSABILIDADES:



Antes de la temporada de grupos (entre julio – enero)

1. Confirmar con la oficina de FHUS las fechas y los grupos que vendrían el siguiente año (estas conversaciones empiezan entre julio y agosto).

2. Reunirse o mantener comunicación con los Coordinadores Regionales para planificar los proyectos (entre noviembre y diciembre).

3. Coordinar la confección de los polos que se entregarán a los grupos el siguiente año.

4. Hacer las reservas tentativas para el siguiente año con los proveedores (especialmente el hotel y la movilidad).

5. Hacerse cargo de los procesos administrativos (horarios, documentos relacionados, información del grupo, etc.).

6. Capacitar a los Intérpretes.



Antes de cada grupo (lo ideal es empezar 3 meses antes o más)

1. Revisar el perfil del grupo (dones, necesidades, solicitudes).

2. Comunicar a las oficinas de US y Canada las fortalezas y debilidades del grupo.

3. Revisar la lista de proyectos tentativos.

4. Crear presupuestos (en base a la información del grupo que envía FHUS).

5. Determinar fechas para solicitar el dinero.

6. Reunirse o mantener comunicación con los Coordinadores Regionales para aclarar los proyectos.

7. Reunirse o mantener comunicación con el Facilitador y su Supervisor para la planificación (dividir responsabilidades y establecer fechas límites).

8. Crear un itinerario preliminar o agenda (en inglés y en español).

9. Solicitar al Facilitador los bocetos de construcción, planes, presupuesto. Revisarlos y aprobarlos.

10. Confirmar con a las oficinas de US y Canada la transferencia del dinero del grupo.

11. Solicitar a la Oficina de Contabilidad los fondos del grupo.

12. Reservar el hotel con las fechas confirmadas.

13. Planificar las comidas o cualquier cosa relacionada a los alimentos del grupo.

14. Reservar los vuelos a Pucallpa (según corresponda).

15. Coordinar el servicio de movilidad.

16. Programar el horario de los intérpretes.

17. Enviar a las oficinas de US y Canada la descripción del proyecto.

18. Visitar la comunidad (el lugar donde se realizará el proyecto, conocer a los líderes, ir con el Facilitador)

19. Solicitar el itinerario de vuelos del grupo.

20. Hacer un horario detallado para el grupo (en inglés y en español).

21. Solicitar la lista de niños patrocinados por el grupo y pedir a las oficinas de US y Canada una lista de niños disponibles para patrocinar.

22. Reunirse con el Facilitador (hacer seguimiento del proyecto, las cosas que faltan completar, los cambios que se deben realizar, etc.).

23. Entregar el presupuesto de los gastos del grupo a la Oficina de Contabilidad, especificando la deducción respectiva por costos administrativos.

24. Revisar el horario.

25. Hacer un horario para el chofer del bus.

26. Hacer un horario para el alojamiento y comidas en Chaclacayo (según corresponda)

27. Reunirse con el Director Nacional o con el Gerente Nacional de Programas para mantenerlos informados de los avances.

28. Solicitar el cheque de gastos de viáticos del grupo, el cheque para gastos pequeños y en efectivo del proyecto y los cheques para el pago de servicios correspondientes que están dirigidos a los proveedores.

29. Cobrar los cheques que se usarán en efectivo.

30. Organizar el presupuesto y separar el efectivo para cada gasto que se realizará (comidas, taxis, intérpretes, proyectos pequeños, emergencias, etc.).

31. Preparar los artículos para el grupo (polos, horarios, celular, botiquín, evaluaciones, etc.).

32. Reconfirmar las reservas (movilidad, hospedaje, vuelos, etc.).

33. Hacer recordar la llegada del grupo a la persona encargada de Recursos Humanos y a la Secretaria (entregarles copias del horario del grupo)



Durante cada grupo (normalmente de una semana a 10 días)

1. Estar presente en la orientación al día siguiente de la llegada del grupo ( con el apoyo del Director o el Gerente Nacional de Programas).

2. Mientras está trabajando en la oficina mantener la comunicación y las coordinaciones con los Facilitadores que están con el grupo en campo.



Después de cada grupo (inmediatamente después que el grupo deja el país, tratar de que no pase de la semana)

1. Pagar a los Intérpretes.

2. Sacar copias de las evaluaciones dejadas por el grupo y enviar las copias a las oficinas de US y Canada.

3. Organizar las donaciones dejadas por el grupo.

4. Organizar y participar de la reunión de evaluación con los Facilitadores y Coordinadores regionales, Gerente Nacional de Programas

5. Realizar y entregar liquidaciones físicas y electrónicas a la Oficina de Contabilidad (con previa revisión del supervisor directo).

6. Hacer un resumen de gastos (el monto que se pidió, el que se recibió, lo que se gastó).

7. Tomar tiempo compensatorio para descansar antes del siguiente grupo.



CONTACTOS

En la Institución:

Ø Director Nacional

Ø Gerente Nacional de Programas

Ø Contactos en la oficina de FHUS

Ø Coordinadores Regionales

Ø Departamento de Contabilidad

Ø Departamento de Recursos Humanos

Ø Departamento de Patrocinio y Comunicaciones

Ø Facilitadores



Fuera de la Institución:

Líder del grupo.

Proveedores de servicios para los grupos.



REQUISITOS PARA EL PUESTO

Ø Deseable con estudios superiores relacionados al puesto o con experiencia comprobada en puestos similares.

Ø Conocimiento avanzado del idioma inglés (oral y escrito).

Ø Conocimiento de la cultura peruana y norteamericana.

Ø Conocimientos de computación básica.

Ø Identificarse con la visión, misión y valores de FH Perú.

Ø Con capacidad para planificar y organizar proyectos.

Ø Apto para el trabajo en equipo.



El plazo para presentar sus CV es hasta el 08 de Febrero.
Por favor los interesados deberan enviarlo al email: convocatoriafhperu@gmail.com